Die administrative und logistische Vorbereitung einer Jugendbegegnung sind mit ausschlaggebend für den Erfolg der Maßnahme und die Zufriedenheit der Teilnehmenden.
Die nachfolgenden Ausführungen geben Ihnen eine grobe Orientierung und Anhaltspunkte zur Organisation von internationalen Jugendbegegnungen.
Diese Checkliste dient als Hilfestellung und bildet eine Struktur, sodass alle relevanten Punkte bei der Planung und Organisation von Jugendbegegnungen beachtet werden.
Mit der Partnerorganisation folgende Aspekte gemeinsam festlegen:
Nachdem die Idee, eine internationale Begegnung durchzuführen, zum Vorhaben geworden ist, ist es an der Zeit, sich um die Finanzierung zu kümmern.
Für die Finanzierung einer internationalen Begegnung reichen die verbands-/vereinseigenen Mittel oftmals nicht aus. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich frühzeitig über weitere Finanzierungs-/Fördermöglichkeiten zu informieren.
Für internationale Jugendbegegnungen gibt es verschiedene Fördermöglichkeiten, die unterschiedlichen Anforderungen und Fördergrundsätzen entsprechen. Genauere Informationen über Fördermöglichkeiten durch die dsj finden Sie unter „Service“.
Bei öffentlichen Mitteln ist zu bedenken, dass es hier in aller Regel Antragsfristen gibt, die einzuhalten sind. Die Antragstermine liegen oftmals im Jahr vor der Begegnung. Außerdem können nur Projekte zur Bezuschussung beantragt werden, die noch nicht begonnen oder bereits durchgeführt worden sind.
Hier heißt es also, sich frühzeitig über die Modalitäten und Fristen zu informieren.
Öffentliche Mittel/Fördermittel sind in der Regel Teilfinanzierungen, d. h. ein gewisser Eigenanteil des Verbandes/Vereins ist notwendig. Außerdem reicht die Förderung im Allgemeinen nicht aus, um alle Kosten zu decken.
Dennoch ist es wichtig, das finanzielle Risiko für den durchführenden Verband/Verein so gering wie möglich zu halten und möglichst unterschiedliche Geldquellen zu berücksichtigen.
Stichwort „Mischförderung“
Sollten Gelder aus verschiedenen öffentlichen Quellen/unterschiedliche Fördermittel beantragt werden, muss geprüft werden, ob dies zulässig ist (manche öffentlichen Zuschüsse schließen sich gegenseitig aus – in der Regel sind dies Mittel aus unterschiedlichen Fördertöpfen des Bundes). Hier ist die dsj behilflich und berät gerne.
Um eine Begegnung als Verband/Verein umzusetzen muss dies vorher mit den zuständigen Gremien geklärt werden. In diesem Rahmen muss auch geprüft werden, ob und in welcher Höhe Eigenmittel eingesetzt werden sollen und können.
Eine Bezuschussung aus öffentlichen Mitteln/Fördermitteln setzt in aller Regel einen gewissen Eigenanteil des durchführenden Vereins voraus.
Diese Eigenmittel können aber auch durch Teilnehmendenbeiträge eingebracht werden.
Die Teilnehmer*innen sollen möglichst einen finanziellen Beitrag zu dem Projekt leisten. Dadurch wird deutlich, dass die Jugendbegegnung nicht kostenlos und selbstverständlich ist und nur mit einem Beitrag aller durchgeführt werden kann.
können ohne Weiteres mit öffentlichen Mitteln/Fördermitteln kombiniert werden.
Oftmals sind ortsansässige Unternehmen bereit, einen - wenn auch kleinen - Beitrag zu einer internationalen Begegnung zu leisten.
Es besteht auch die Möglichkeit, eine Crowd Funding Kampagne für das Projekt zu starten.
Je nachdem, mit welchem Partnerland oder zu welchem Schwerpunktthema das Projekt durchgeführt wird, könnten private Stiftungen als weitere Geldgeber in Frage kommen.
Auch hier ist ein Antragsverfahren notwendig.
Wichtige Dokumente anfordern: Elternerlaubnis, medizinische Auskünfte, Bilderrechte. Eine Vorlage ist in der Rubrik „Arbeitshilfe und Materialien“ zu finden.
Bei internationalen Begegnungen entstehen neue, besondere Freundschaften und Beziehungen zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, den Betreuerinnen und Betreuern sowie den Gastfamilien. Die Sportorganisationen tragen dabei eine hohe Verantwortung für das Wohlergehen aller Beteiligten. Deshalb ist es wichtig, eine Kultur des Hinsehens und der Beteiligung zu schaffen. Um die Begegnung bestmöglich vorzubereiten, gehört deshalb auch die Entwicklung eines gemeinsamen Schutzkonzeptes dazu. Im Schutzkonzept werden Regeln und Vorgehensweisen festgehalten, die dem Schutz aller Beteiligten dienen.
Weitere Informationen und Vorlagen zum Schutzkonzept finden Sie unter Arbeitshilfe & Materialien auf der dsj Website zum Kinder- und Jugendschutz.
Eine Jugendbegegnung kann nicht ohne Teilnehmenden stattfinden. Deshalb sollten Sie sich zeitnah um die Teilnehmendengewinnung kümmern, indem Sie die Begegnung im Verein/Verband ausschreiben.
Zusammen mit den Jugendlichen findet ein Vorbereitungstreffen statt, um alle wichtigen Aspekte der Maßnahme gemeinsam zu besprechen. Außerdem kann ein Infoabend für die Eltern organisiert werden, um die Rolle und Erwartungen an die Eltern zu klären. Dies kann beispielsweise der Unterstützungsbedarf bei Transporten, der Verpflegung oder die Unterbringung in Gastfamilien sein.
Was kann man nun tun, damit die Partnerschaft verlässlich und erfolgreich verläuft?
Leichte Sprache