Innerhalb von sechs Wochen (42 Tage) nach der Begegnung muss ein Verwendungsnachweis über OASE (conact-org.de) eingegeben werden.
Bei Maßnahmen, die im vierten Quartal durchgeführt werden, gelten gesonderte Fristen. Spätestens bis 10.01. des Folgejahres einer Begegnung muss der Verwendungsnachweis über OASE erfasst werden.
Für die Abrechnung der Projekte über OASE ist unter Downloads eine Anleitung „Einreichung des Verwendungsnachweises über OASE – Erläuterung für Letztempfänger“ abgelegt. In der Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie der Verwendungsnachweis in der OASE erstellt und eingereicht wird.
In der OASE müssen folgende Unterlagen hochgeladen werden:
- Teilnehmendenliste Formblatt L der deutschen und israelischen Teilnehmenden
- nach Tagen gegliedertes tatsächlich durchgeführtes Programm der Begegnung in deutscher Sprache mit ausführlicher Beschreibung der Programminhalte (das Programm kann eingegeben oder hochgeladen werden)
- Aus dem Programm muss hervorgehen, welche Programmpunkte gemeinsam bzw. ggf. ohne die Partnergruppe durchgeführt wurden.
- Belegliste (Formblatt VBli) mit allen Ausgaben und Einnahmen
- die Belegliste kann fortlaufend als Gesamtliste geführt werden – alternativ kann nach Kostenarten sortiert und je eine neue Seite anfangen (Programmkosten, Fahrtkosten, Honorare etc.) werden.
- Flugrechnung mit Namen der Teilnehmenden
- bei Projekten in Deutschland ist auch ein Nachweis der Weiterleitung des Zuschusses an die israelische Partnerorganisation notwendig (siehe hierzu auch die Hinweise zur Auszahlung des Flugkostenzuschusses).
- Ggf. weitere Dokumente (Erfahrungsberichte, Zeitungsartikel, Projektdokumentationen etc.)
- Sofern Ausgaben für ein Vor-/Nachbereitungstreffen abgerechnet werden, müssen hierzu auch die Teilnehmendenlisten (Formblatt L) sowie ein Programm/Bericht hochgeladen werden.
ZUSÄTZLICH zu den Obengenannten müssen folgende Unterlagen per Mail, alternativ per Briefpost an die dsj geschickt werden (jordan(at)dsj.de, bei Briefpost bitte unbedingt z. H. Tina Jordan):
- Zusammenfassung der Verwendungsnachweisdaten aus OASE Seiten 1 und 2 (Seite 2 gestempelt und mit Unterschrift - siehe Anleitung zur Erstellung des Verwendungsnachweises)
- Formblatt Verwendungsnachweis (Seite 1 und 2, Seite 2 mit Unterschrift)
- Belege aller Ausgaben
- die Belege müssen nummeriert analog der Belegliste entweder in einem Dokument fortlaufend oder fortlaufend sortiert nach Kostenarten (Programmkosten, Fahrtkosten, Honorare etc.) in mehreren Dokumenten eingescannt werden – je nachdem, wie die Belegliste geführt wird.
- Alle (Honorar)verträge müssen inkl. Zahlungsnachweis (Kontoauszug) vorgelegt werden.
WICHTIG ist, dass alle Belege prüfbar sind. D. h., die Belege müssen gut und vollständig lesbar sein.
Bitte vor dem Absenden an die dsj die Dokumente prüfen.
Belege, die nicht lesbar und/oder unvollständig sind, werden nicht anerkannt.
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