Am Samstagnachmittag des 1. Aprils startete das Vorbereitungstreffen der Regionalbetreuer*innen und Dolmetscher*innen für die IN-Maßnahme des 50. deutsch- japanischen Simultanaustauschs mit einem kurzen Kennenlernspiel. Der erste Teil des Programms umfasste viele organisatorische Aspekte: Die allgemeine Konzeption des Austauschs, die Terminplanung und einige Arbeitsmaterialien für die Teilnehmenden. Inhaltlich ging es dann weiter rundum das Thema Gastfamilien, Unterschiede der Gebräuche und Sitten zwischen Deutschland und Japan, sowie den Ehrenkodex für einen sicheren Umgang innerhalb des Austauschs. Die Informationen zum Jahresthema „Sport x SDGs“ waren für viele ein wichtiger Programmpunkt der Veranstaltung, da diese im Simultanaustausch eine große Rolle spielt. Kleine Quiz und Challenges sorgten dafür, dass Bewegung und Spaß nicht zu kurz kamen und dienten außerdem als Spielideen für den Austausch im Sommer.
Die Vorbereitungen für den Besuch der Jugendlichen der japanischen Sportjugend in Deutschland beinhalten ein umfangreiches Programm, das die Betreuung mit der jeweiligen Jugendgruppe gemeinsam für ihre Region erstellen wird. Einige Vorgaben, wie die Einbringung des Jahresthemas „Sport x SDGs“, kleine sportliche Einheiten und offizielle Empfänge, müssen dabei beachtet werden. Es wurden viele Informationen, Anregungen und Beispiele geteilt, um den Jugendlichen einen lehrreichen und spannenden Austausch zu ermöglichen.
Die Tipps für die regionale Programmplanung, als auch die Informationen zum Zentralprogramm und der Jubiläumsfeier anlässlich des 50. Simultanaustauschs wurden intensiv besprochen und schlossen den ersten Tag des Vorbereitungstreffens ab.
Am Sonntag erfolgte ein separates Seminar. Bei den Betreuer*innen lag der Fokus auf den „Finanzen“, während die Dolmetscher*innen Infos und Tipps für die Übersetzung des Programms und der allgemeinen Aufgabe als Sprachvermittelnde erhielten. Nach einem kurzen Vortrag über interkulturelles Lernen und der Sprachanimation endete das Wochenende zur Vorbereitung des Simultanaustauschs mit einer Feedbackrunde und der Auswertung der Veranstaltung.