Der Umgang mit personenbezogenen Daten zur Umsetzung von Maßnahmen oder bei Meldungen und Ermittlung zum Schutz vor sexualisierter Belästigung und Gewalt ist nicht selten mit Unsicherheiten verbunden. Diese Unsicherheiten ergeben sich vor allem aus den gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz und können somit auch negative Konsequenzen für die Verantwortlichen sowie für die betroffenen Personen in Folge von Datenschutzverletzungen oder sonstigen Verstößen nach sich ziehen. Um diesen Unsicherheiten und daraus resultierenden Risiken entgegenzuwirken und den Anwendern des dsj- und DOSB-Stufenmodells bei der datenschutzkonformen Umsetzung eine Hilfestellung zu bieten, haben dsj und DOSB in Zusammenarbeit mit den Sachverständigenbüro Mülot eine Arbeitshilfe zum datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten bei Maßnahmen zum Schutz vor sexualisierter Belästigung und Gewalt entwickelt.
Die Arbeitshilfe enthält neben einem Handlungsleitfaden alle erforderlichen Musterdokumente, die von den Verbänden und Vereinen auf ihre jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden können sowie Erläuterungen zu den datenschutzrechtlichen Aufgaben bei der Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt. Mit Hilfe dieser Dokumente soll Rechtssicherheit geschaffen und die Verbände in die Lage versetzt werden, Maßnahmen zum Schutz vor sexualisierter Belästigung und Gewalt datenschutzkonform und verantwortungsbewusst umzusetzen.
Das Datenschutzteam des DOSB hat die wichtigsten Informationen noch einmal zusammengefasst:
Warum ist die datenschutzkonforme Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt so wichtig?
Datenschutz ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzes von Grundrechten jedes*jeder Einzelnen. Durch gesetzliche Regelungen sollen natürliche Personen vor Beeinträchtigung ihres Persönlichkeitsrechts geschützt werden. Der Datenschutz verpflichtet daher die für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlichen Stellen, dies nur auf einer datenschutzrechtlich gesicherten Grundlage und unter Einhaltung bestimmter Grundsätze zu tun. Darüber hinaus muss betont werden, dass sexualisierte Belästigung und Gewalt einen Straftatbestand darstellen können, der zudem in der Öffentlichkeit als moralisch besonders verwerflich gilt. Insofern ist bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Verdachtsmomenten oder Vorfällen sexualisierter Belästigung und Gewalt besondere Vorsicht geboten, da der potenzielle Schaden für die betroffenen Personen, d.h. sowohl für die von sexualisierter Belästigung und Gewalt betroffene Person als auch für die beschuldigte Person, ganz erhebliche Ausmaße annehmen kann: psychisch, physisch, materiell und immateriell sowie auch in sozialer Hinsicht.
Was sind die wichtigsten Erkenntnisse aus Datenschutzsicht, die die Arbeitshilfe hervorbringt?
Eine wesentliche Erkenntnis ist die Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA).
Aufgrund des hohen Risikos für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen, das sich aus der Meldung von Verdachtsmomenten oder Vorfällen sexualisierter Belästigung und Gewalt ergibt, sind die Verantwortlichen verpflichtet, eine DSFA durchzuführen. Aus der Verpflichtung zur Durchführung einer DSFA ergibt sich wiederum die gesetzliche Pflicht, eine*n Datenschutzbeauftragte*n (DSB) zu benennen.
Die Arbeitshilfe enthält daher einerseits Empfehlungen zur Fachkunde, Auswahl, Benennung und Einführung des*der Datenschutzbeauftragten sowie eine Checkliste zur Erforderlichkeit der Benennung. Zum anderen ist eine Muster-DSFA Bestandteil der Arbeitshilfe, welche die Anwender*innen an ihre individuellen Gegebenheiten anpassen und so die Anforderungen rechtssicher umsetzen können.
Für Vereine und Verbände, die bis dato noch keine*n DSB benannt haben, ist die Verpflichtung besonders relevant. Sie haben die Möglichkeit einen internen oder einen externen DSB zu berufen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Umsetzung von Betroffenenrechten, wie z. B. die Erfüllung von Auskunftsersuchen. Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass Auskunftsersuchen im Einzelfall abgelehnt werden können. Dies ist dann der Fall, wenn Rechte und Freiheiten Dritter durch ein solches Auskunftsersuchen beeinträchtigt werden oder eine Auskunft den Zwecken der jeweiligen Verarbeitung (z.B. Aufklärung von Straftaten) zuwiderläuft. Die Arbeitshilfe geht auf diesen sensiblen Punkt ausführlich ein und enthält konkrete Empfehlungen, wie und unter welchen Umständen eine Auskunft verweigert werden kann und wie Betroffenenanfragen rechtskonform erfüllt werden können, ohne die Ziele und Zwecke der Verarbeitung zu gefährden.
Der große Mehrwert der Arbeitshilfe für Verbände und Vereine besteht darin, dass sie mit Hilfe des Dokumentensatzes durch die Durchführung einer DSFA geleitet werden und sämtliche Dokumentationshilfen als Vorlage bereitgestellt kriegen!
Für wen sind die Dokumente gedacht?
Primäre Adressat*innen der Arbeitshilfe sind die Verantwortlichen eines Verbandes/Vereins, d.h. der Vorstand, das Präsidium oder die Geschäftsführung, sowie darüber hinaus die*der Datenschutzbeauftragte. Da die Umsetzung ebenfalls für die Ansprechpersonen im Themenfeld Schutz vor Gewalt relevant ist, wird darüber hinaus eine gemeinsame Abstimmung mit diesen empfohlen.
Die Dokumente und Mustervorlagen sind sehr umfangreich. Gibt es eine Möglichkeit, Verbände und Vereine mit der Handhabung zu unterstützen?
Zur Erläuterung der Arbeitshilfe und zur Unterstützung bei der Anwendung sowie zur Möglichkeit, Fragen zu stellen, wird das Sachverständigenbüro Mülot mehrere Webinare für die Verantwortlichen eines Verbandes/Vereins und Datenschutzbeauftragte anbieten.
Die Arbeitshilfe steht auf der dsj-Homepage unter „Datenschutzkonforme Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt“ kostenfrei zum Download zur Verfügung.